Politique de confidentialité

Version actuelle : 2023-11-20

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») énonce les pratiques de La Parenthèse, service droits d’accès (ci-après « La Parenthèse ») en matière de collecte, d’utilisation, de communication et de conservation de vos renseignements personnels. Pour faciliter la lecture de la Politique, nous utilisons fréquemment le « nous » lorsque nous référons à La Parenthèse.

Notre Politique s’applique, peu importe de quelle manière nous recueillons les renseignements personnels, que ce soit, par exemple en personne, par téléphone, par courriel, ou via notre site Web. Toutefois, dans certaines situations, nous pouvons fournir de l’information complémentaire relativement au traitement des renseignements personnels au moment de recueillir ceux-ci, notamment en présentant à la personne concernée un formulaire distinct de consentement.

Vous pouvez joindre notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Par courriel :	administration@laparenthesesda.org À l’attention de :    Responsable de la protection des renseignements personnels.
Par la poste :	La Parenthèse, service droits d’accès 234 rue Saint-Marcel Drummondville, Québec, J2B 2G4   À l’attention de : Julie Gariépy Responsable de la protection des renseignements personnels

1. Dans quels cadres recueillons-nous vos Renseignements personnels et à quelles fins les utilisons-nous?

1.1 Dans le cadre de notre mission et des services que nous offrons :

Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels de parents et d’enfants en conformité avec notre mission qui de : Contribuer au maintien et au développement du lien parent enfant dans un milieu communautaire sécuritaire. Accompagner les familles afin de prévenir et alléger la détresse familiale en favorisant des pratiques parentales adaptées, afin d’être en mesure de fournir les différents services que nous rendons dans le cadre de cette mission.

De manière générale, nous offrons un service de supervision des droits d’accès des parents à l’enfant, incluant notamment le service de visites supervisées, de levées de supervision progressives, d’échanges de garde supervisés. Nous offrons également des ateliers. Les renseignements personnels recueillis serviront donc notamment à rédiger différents types de rapports d’observation et seront utilisés dans le cadre de correspondances pertinentes et nécessaires à nos services. Nous traiterons également vos renseignements personnels afin de nous acquitter de nos obligations légales et juridiques, incluant notamment, dans le cadre d’une ordonnance de la Cour.

1.2 Gestion des ressources humaines :

Nous traitons, utilisons, communiquons et conservons les renseignements personnels des employés, des candidats, des administrateurs, des membres de comités afin, notamment, de maintenir des dossiers employés, d’évaluer et analyser des candidatures préembauche ainsi que pour la paie. Les renseignements personnels ainsi collectés sont notamment, mais sans s’y limiter : nom, prénom, adresse personnelle et adresses antérieures, adresse courriel, date de naissance, numéro de téléphone, numéro d’assurance sociale, sexe, statut matrimonial, contact d’urgence, curriculum vitae, historique d’emploi, antécédents criminels, informations financières liées aux comptes en banque, spécimen chèque, signature, certificats et diplômes, résultats de tests psychométriques et autres tests préembauche.

2. Par quels moyens recueillons-nous vos renseignements personnels?

2.1 Nous recueillons des renseignements personnels directement de la personne concernée dans le cadre de :

2.1.1     Notre mission et des services que nous offrons : lorsque la personne nous fournit volontairement ses renseignements personnels, lorsque la personne remplit nos formulaires, lors de nos séances d’observation et des rapports en découlant, lorsque la personne fait usage de nos services, lorsqu’elle communique avec nous par courriel, par téléphone ou en personne;

2.1.2     La gestion des ressources humaines : lorsque vous fournissez volontairement vos renseignements personnels via vos communications avec nous, par courriel, par téléphone ou en personne, lorsque vous soumettez votre candidature pour un emploi chez nous, lorsque vous remplissez des formulaires préembauche et suivant votre embauche et lorsque vous soumettez vos informations pour la paie.

2.2 Nous recueillons les renseignements personnels auprès de tiers à l’égard d’une personne concernée dans le cadre de :

2.2.1     notre mission et des services que nous offrons : renseignements personnels contenus au dossier de Cour, obtenus de l’autre parent ou de l’enfant, d’un autre intervenant, d’un avocat, de rapports externes;

2.2.2     la gestion des ressources humaines : auprès de plateformes numériques telles que, mais sans s’y limiter, LinkedIn, Indeed, JobBoom et JobIllico, auprès d’anciens employeurs et auprès de fournisseurs de services ou de plateformes RH.

2.3 Mineur de moins de 14 ans

Sauf autorisation de la Cour, nous obtenons le consentement du détenteur de l’autorité parentale pour traiter les renseignements personnels des enfants de moins de 14 ans. Si nous découvrons que nous avons recueilli des renseignements personnels d’une personne de moins de 14 ans sans avoir obtenu le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou sans autre autorisation, nous prendrons les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements de nos systèmes.

2.4  À l’interne :

Au sein de La Parenthèse, les employés et les stagiaires auront accès, en tout ou en partie, à vos renseignements personnels, et ce, uniquement lorsque nécessaire pour accomplir les fins divulguées dans cette Politique ou dans un formulaire de consentement connexe complété par vous.

2.5 Catégories de tiers et prestataires de services :

Nous pouvons communiquer vos renseignements personnels à des prestataires de services et à d’autres tiers dans le cadre de nos services. À cet effet, voici principalement les tiers et catégories de prestataires de services à qui vos informations sont susceptibles d’être transmises. Vous pouvez communiquer avec nous pour obtenir plus d’information au sujet de cette communication.

Tiers	Catégories de renseignements personnels	Finalités
À l’autre parent	Nos rapports d’observation	Fournir nos services
À votre avocat et l’avocat de l’autre parent	Nos rapports d’observation	Fournir nos services
À la Cour	Nos rapports d’observation	Fournir nos services
À d’autres intervenants tels que la Protection de la jeunesse	Nos rapports d’observation	Fournir nos services

3. Quelles sont les technologies d’identification, de profilage, ou localisation que nous utilisons?

Nous avons recours à des technologies permettant de vous identifier, de vous localiser ou d’effectuer un profilage à votre endroit aux moyens de l’utilisation de témoins de connexion à notre site Web. Vous pouvez activer ces technologies en acceptant les témoins de connexion identifiés comme servant à l’identification, le profilage ou la localisation sur la banderole de témoins de connexion de notre site Web. Pour plus d’informations, nous vous référons à notre politique sur l’utilisation des témoins de connexion à l’Annexe A des présentes.

4. Pendant combien de temps conservons-nous vos renseignements personnels?

Nous conserverons vos renseignements personnels tant que les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis n’ont pas été accomplies et en conformité avec nos politiques et processus internes à cet effet. Toutefois, il est possible que nous puissions conserver vos renseignements personnels pour une période plus longue lorsque requis pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires en matière de rétention ou conservation de l’information ou de dossiers.

Pour en savoir plus sur la durée pendant laquelle nous conservons les renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées se trouvent à l’article 1.

5. Où conservons-nous les renseignements personnels et sont-ils transférés à l’extérieur du Québec?

Certaines informations sont détenues sous format papier au poste de travail de nos employés. Vos renseignements personnels sont également détenus de façon virtuelle sur plusieurs serveurs et plateformes, soit, notamment, sur les serveurs de La Parenthèse et sur les serveurs des fournisseurs de services infonuagiques que nous utilisons ou encore sur les serveurs des tiers mentionnés à l’article 4.3 avec qui nous faisons affaire. Dans le cadre de l’utilisation de ces services tiers, il se peut que vos renseignements personnels soient transférés et hébergés à l’extérieur du Québec par ces fournisseurs, notamment dans le reste du Canada et aux États-Unis.

Lorsque nous considérons que la communication de vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec est nécessaire pour soutenir nos opérations, nous évaluons si vos renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate en cas de communication. Nous ne communiquerons vos renseignements personnels que si nous estimons qu’ils bénéficient d’une protection adéquate. La communication sera également régie par une entente contractuelle appropriée.

6. Mesures de protection et risques inhérents

Nous déployons des mesures de sécurité adéquates pour protéger vos renseignements personnels. Plus particulièrement, nous avons mis en place des mesures de protection physiques, techniques, et administratives appropriées afin d’assurer la protection des renseignements personnels.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l’utilisation de systèmes informatiques, nous ne pouvons toutefois pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous transmettez ou nous fournissez. Vous le faites à vos propres risques.

Si vous avez des raisons de croire que des renseignements personnels ont été compromis, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux données figurant à l’article 1.

7. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements personnels?

La loi vous confère différents droits à l’égard de vos renseignements personnels. Toutefois, compte tenu de la particularité de notre mission, vous comprenez que nous ne pourrons dans tous les cas acquiescer à vos demandes notamment pour des impératifs légaux.

7.1 Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez nous demander si nous détenons des renseignements personnels sur vous et, si oui, vous pouvez nous demander d’avoir accès à ces renseignements personnels.

7.2 Rectification

Vous pouvez nous demander de rectifier tout renseignement personnel incomplet ou inexact que nous détenons à votre sujet. Toutefois, ce droit ne s’applique pas au contenu de nos rapports.

7.3 Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Vous comprenez toutefois que dans un tel cas, vous risquez de ne plus pouvoir bénéficier de nos services. Certaines conséquences légales ou juridiques pourraient également découler de cette demande de retrait.

Pour exercer l’un ou l’autre de vos droits ci-dessus, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées figurant à l’article 1.

8. Comment formuler une plainte concernant notre traitement de vos renseignements personnels?

La Parenthèse prend au sérieux les demandes, les plaintes et les commentaires sur la façon dont nous traitons vos renseignements personnels. Nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels pour soumettre des plaintes ou des commentaires quant à nos pratiques en matière de protection de vos renseignements personnels.

Votre plainte sera examinée par notre responsable de la protection des renseignements personnels, qui déterminera si le traitement de vos renseignements personnels est conforme à notre programme de protection des renseignements personnels, ainsi qu’à toute loi applicable.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec en utilisant le formulaire disponible sur le site Web de la Commission. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d’abord avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

9. Sites ou services externes

Cette Politique ne s’applique pas aux sites Web, aux pages ou aux applications de tiers auxquels il est possible d’accéder via nos produits et services, notamment, mais sans s’y limiter, via nos sites Web et notre portail finance, et nous ne sommes pas responsables à l’égard de tels services tiers. Si vous suivez de tels liens, ces sites ou services tiers auront probablement leurs propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre vos renseignements personnels.

10. Comment mettons-nous à jour la présente Politique?

Nous pouvons à notre seule discrétion modifier notre Politique de temps à autre. Les modifications seront publiées sur le site Web de La Parenthèse, accompagnées d’un avis de changement. Les modifications envisagées entreront en vigueur à la date prévue à l’avis de changement pertinent.

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Sommaire de notre politique interne de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels

La Parenthèse s’engage à protéger vos renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie, conformément à ses pratiques en matière de protection des renseignements personnels et conformément aux exigences contenues dans les lois applicables.

Pour ce faire, en plus de notre politique de confidentialité, La Parenthèse s’est dotée d’une politique interne de gouvernance relativement aux renseignements personnels, laquelle a pour objet d’énoncer les principes encadrant la protection des renseignements personnels dans le cadre de ses opérations.

Les objectifs de notre politique interne de gouvernance sont :

1. assurer un traitement adéquat, sécuritaire, conforme et transparent de vos renseignements personnels;
2. établir les lignes directrices entourant le traitement des renseignements personnels par La Parenthèse tout au long de leur cycle de vie; et

• définir les rôles et responsabilités du responsable de la protection des renseignements personnels et ceux de notre personnel.

1. Rôles et responsabilités

Puisque le respect de vos renseignements personnels est l’affaire de tous au sein de La Parenthèse, notre responsable de la protection des renseignements personnels est supporté par une équipe sensibilisée à la protection des renseignements personnels de même qu’aux droits des personnes concernées.

Chaque membre de notre personnel a un rôle à jouer afin que nous puissions agir conformément à notre programme de protection des renseignements personnels. D’ailleurs, chaque membre de notre personnel est appelé à :

1. adresser au responsable de la protection des renseignements personnels toute question ou tout commentaire sur la manière dont nous traitons ou dont nous devrions traiter vos renseignements personnels;
2. participer à des activités de formation et de sensibilisation sur l’importance que nous accordons à la protection des renseignements personnels.

2. Principes directeurs en matière de gouvernance

LA PARENTHÈSE reconnaît l’importance de la protection, de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels qu’elle traite dans le cours de ses activités de même que l’importance de sensibiliser son personnel et ses partenaires à ce sujet.

LA PARENTHÈSE a préparé des lignes directrices en matière de bonnes pratiques et de pratiques interdites concernant la manière dont nous pouvons traiter vos renseignements personnels, par exemple :

1. nous déterminons les finalités et les objectifs poursuivis avant de recueillir vos renseignements personnels. Par la suite, vos renseignements personnels ne sont utilisés que conformément à ces finalités et objectifs;
2. nous cherchons à recueillir que le strict minimum afin d’atteindre les finalités identifiées;

• nous nous efforçons d’obtenir votre consentement au moment de recueillir vos renseignements personnels, et, lorsqu’il s’agit de renseignements personnels sensibles, nous cherchons à obtenir votre consentement de manière expresse;

1. nous affichons notre politique de confidentialité de manière claire et visible lorsque nous recueillons vos renseignements personnels par le biais d’un moyen technologique;
2. nous nous assurons que nos produits ou services technologiques dotés de paramètres de confidentialité offrent par défaut le niveau de confidentialité le plus élevé, sans qu’aucune intervention de votre part ne soit requise;
3. nous n’utilisons pas de technologies qui permettent l’identification, la localisation ou le profilage sans avoir à divulguer cette pratique et vous avoir informé comment activer de telles fonctionnalités;

• nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée lorsque requis par la loi, et lorsque nous considérons que le traitement de vos renseignements personnels comporte des risques pour votre vie privée;
• dans la mesure du possible, nous limitons l’accès à vos renseignements personnels uniquement aux membres de notre personnel et nos fournisseurs de services qui ont besoin d’avoir accès à ceux-ci dans le cadre de nos opérations;

1. nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers sans avoir obtenu votre consentement, sauf lorsque cela est permis par la loi.

3. Incident de confidentialité

LA PARENTHÈSE a mis en place un processus afin de répondre et traiter les incidents de confidentialité.

En vertu de ce processus,  La Parenthèse doit prendre des mesures raisonnables pour réduire le risque de préjudice sérieux et revoir ses pratiques afin de prévenir de nouveaux incidents de confidentialité de même nature.

LA PARENTHÈSE documente tous les incidents de confidentialité dans son registre des incidents de confidentialité et adaptera son programme de protection des renseignements personnels au besoin, suivant un incident de confidentialité.

 

ANNEXE A

 

Politique sur l’utilisation des fichiers témoins et des technologies d’identification, de profilage et de localisation

1. Introduction

Notre site web, https://laparenthesesda.org (ci-après : « le site web ») utilise des cookies et autres technologies liées (par simplification, toutes ces technologies sont désignées par le terme « cookies »). Des cookies sont également placés par des tierces parties que nous avons engagées. Dans le document ci-dessous, nous vous informons de l’utilisation des cookies sur notre site web.

2. Que sont les cookies ?

Un cookie est un petit fichier simple envoyé avec les pages de ce site web et stocké par votre navigateur sur le disque dur de votre ordinateur ou d’un autre appareil. Les informations qui y sont stockées peuvent être renvoyées à nos serveurs ou aux serveurs des tierces parties concernées lors d’une visite ultérieure.

3. Que sont les scripts ?

Un script est un élément de code utilisé pour que notre site web fonctionne correctement et de manière interactive. Ce code est exécuté sur notre serveur ou sur votre appareil.

4. Qu’est-ce qu’une balise invisible ?

Une balise invisible (ou balise web) est un petit morceau de texte ou d’image invisible sur un site web, utilisé pour suivre le trafic sur un site web. Pour ce faire, diverses données vous concernant sont stockées à l’aide de balises invisibles.

5. Tierces parties

Nous avons passé des accords à propos de l’utilisation des cookies avec d’autres entreprises plaçant des cookies. Cependant, nous ne pouvons garantir que ces tierces parties gèrent vos données personnelles de manière fiable ou sécurisée. Certaines parties telles que Google doivent être considérées comme des responsables de traitement des données indépendants. Nous vous recommandons de lire les déclarations de confidentialité de ces entreprises.

6. Cookies

6.1 Cookies techniques ou fonctionnels

Certains cookies assurent le fonctionnement correct de certaines parties du site web et la prise en compte de vos préférences en tant qu’internaute. En plaçant des cookies fonctionnels, nous vous facilitons la visite de notre site web. Ainsi, vous n’avez pas besoin de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations lors de la visite de notre site web et, par exemple, les éléments restent dans votre panier jusqu’à votre paiement.

 

6.2 Cookies de marketing/suivi

Les cookies de marketing/suivi sont des cookies ou toute autre forme de stockage local, utilisés pour créer des profils d’internautes afin d’afficher de la publicité ou de suivre l’internaute sur ce site web ou sur plusieurs sites web dans des finalités marketing similaires.

6.3 Réseaux sociaux

Sur notre site web, nous avons inclus du contenu pour promouvoir les pages web (par exemple, « like », « pin ») ou partager (par exemple, « tweet ») sur les réseaux sociaux. Ce contenu est intégré grâce à un code obtenue de tierces parties et place des cookies. Ce contenu pourrait stocker et traiter certaines informations à des fins de publicité personnalisée.

Veuillez lire la déclaration de confidentialité de ces réseaux sociaux (qui peut être modifiée régulièrement) afin de savoir ce qu’ils font de vos données (personnelles) traitées en utilisant ces cookies. Les données récupérées sont anonymisées autant que possible.

7. Cookies placés

Facebook

Marketing, Fonctionnel

Consent to service facebook

WooCommerce

Fonctionnel

Consent to service woocommerce

WordPress

Fonctionnel

Consent to service wordpress

ThemeREX

Finalité en attente d’enquête

Consent to service themerex

Google Analytics

Statistiques

 

Consent to service google-analytics

Divers

Finalité en attente d’enquête

Consent to service divers

8. Consentement

Lorsque vous visitez notre site web pour la première fois, nous vous montrerons une fenêtre contextuelle avec une explication sur les cookies. Dès que vous cliquez sur « Accepter », vous consentez à ce que nous utilisions tous les cookies et extensions comme décrit dans la fenêtre contextuelle et la présente politiquede cookies. Vous pouvez désactiver l’utilisation des cookies via votre navigateur, mais veuillez noter que notre site web pourrait ne plus fonctionner correctement.

8.1 Gérez vos réglages de consentement

Functional

Toujours activé

Marketing

Marketing

–           Vous pouvez également désactiver l’utilisation de cookies par votre navigateur, mais veuillez noter que notre site web risque de ne plus fonctionner correctement.

9. Activer/désactiver et supprimer les cookies

Vous pouvez utiliser votre navigateur internet pour supprimer automatiquement ou manuellement des cookies. Vous pouvez également préciser que certains cookies ne doivent pas être déposés. Une autre option est de modifier les réglages de votre navigateur Internet afin de recevoir un message à chaque fois qu’un cookie est déposé. Pour plus d’informations à propos de ces options, veuillez vous référer aux instructions dans la section Aide de votre navigateur. Ou vous pouvez indiquer vos préférences sur la page suivante : youradchoices.ca

Veuillez noter que notre site web peut ne pas marcher correctement si tous les cookies sont désactivés. Si vous supprimez les cookies dans votre navigateur, ils seront de nouveau placés après votre consentement lorsque vous revisiterez nos sites web.

10. Vos droits concernant les données personnelles

Vous avez les droits suivants concernant vos données personnelles :

• vous pouvez envoyer une demande d’accès aux données vous concernant que nous traitons ;
• vous pouvez vous opposer au traitement ;
• vous pouvez demander une vue d’ensemble, sous un format communément utilisé, des données que nous traitons à votre sujet ;
• vous pouvez demander la correction ou la suppression des données si elles sont incorrectes ou si elles ne sont plus d’actualité. Lorsque cela est approprié, les informations modifiées seront transmises à des tierces parties ayant accès aux informations en question.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sujet à des restrictions contractuelles ou juridiques et un préavis raisonnable. Vous serez informé(e) des implications d’un tel retrait.

Vous avez le droit d’adresser à notre organisation une objection concernant tout non respect de la LPRDE et, si le problème n’est pas résolu, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

Pour exercer ces droits, veuillez nous contacter. Veuillez vous référer aux coordonnées au bas de cette politique de cookies. Si vous avez une plainte concernant la façon dont nous traitons vos données, nous aimerions en être informés.

11. Coordonnées

Pour des questions et/ou des commentaires sur notre politique de cookies et cette déclaration, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées suivantes :

Julie Gariépy

234 Rue Saint-Marcel, Drummondville, QC J2B 2E4

Canada

Website: https://laparenthesesda.org

Email: administration@laparenthesesda.org